Comment rédiger vos fiches de poste et offres d’emploi

Vous voulez embaucher un salarié ? Pour trouver la personne qui corresponde le mieux à vos besoins et objectifs, suivez les conseils de Coline Gilson, du service "relations entreprises" à la Mirelux. Notamment pour la rédaction de la fiche de poste et de l'offre l'emploi, deux outils qui vous aideront.

« Vous ne trouverez jamais un clone de vous-même ! Vous devez en être conscient avant de lancer toute embauche », prévient en préambule Coline Gilson, chargée de projet au service « relations entreprises » à la Mirelux (Mission régionale pour l’emploi du Luxembourg) ⁽¹⁾.

« Votre salarié(e) agricole effectuera rarement les mêmes tâches que vous, de la même manière, et avec la même efficacité, poursuit-elle. Vous devrez être ouvert d’esprit et vous adapter à lui ou elle. Finalement, vous changerez peut-être d’avis, en cours de route, sur un candidat ou sur la nécessité qu’il ait telle ou telle compétence. Pourquoi pas en effet lui donner sa chance, il pourra les acquérir plus tard. »

Dans le cadre du projet Agreenjob⁽¹⁾, pour aider les éleveurs à recruter un(e) salarié(e) qui leur convienne, l’organisme a mis en place la méthode IOD (Intervention sur l’Offre et la Demande). Laquelle vise à « structurer les tâches à réaliser sur l’élevage, de manière concrète et objectivable, afin d’identifier rapidement celles qui peuvent être confiées et dans quels objectifs ». « Plus les choses sont claires et définies en amont, plus le processus de recrutement sera facile et rapide, pour le patron comme l’employé », insiste la spécialiste. Le but : la rédaction d’une fiche de poste, puis de l’offre d’emploi. Mais comment faire, concrètement, pour les rédiger ? Coline Gilson détaille la marche à suivre.

Identifier les tâches à confier.

(1) La Mirelux est une agence de placement, agréée par la Région wallonne. Son rôle est d’accompagner à la fois les demandeurs d’emploi, dans leur recherche d’un poste pérenne qui corresponde à leurs attentes, et les employeurs dans leurs démarches de recrutement et la fidélisation des salariés. 

Le projet transfrontalier (Ardennes françaises et provinces wallonnes de Luxembourg, Namur et du sud Hainaut) « Agreenjob » consiste à améliorer l’accompagnement des salariés et futurs salariés agricoles vers des emplois durables. Il fait partie du programme européen de promotion de l’emploi, de croissance, d’inclusion sociale et de développement local dans les zones rurales. À partir de « l’analyse des opportunités d’emploi, des compétences attendues par les employeurs et des formations existantes », Agreenjob « prépare les demandeurs d’emploi à entrer dans le monde du travail agricole et les chefs d’entreprise à réussir l’embauche et l’intégration » de leurs employés, en les formant et en « mutualisant les bonnes pratiques » notamment.

La fiche de poste

1- Préparer l’embauche

→ L’objectif : préciser le contexte de votre projet d’embauche.

→ La méthode : répondre à la question « Quelles sont vos attentes et objectifs ? ».

Par exemple, vos motivations sont-elles plus stratégiques ou économiques ? Quel niveau de qualification recherchez-vous ? Avez-vous besoin de quelqu’un pour une saison ou pour qu’il devienne votre associé ? À quel moment de la journée et/ou de la semaine ? Pour combien d’heures ?

En fonction des réponses, la démarche pour recruter sera différente. L’important pour la réussir : ne pas se précipiter.

Surtout que certains éléments administratifs et législatifs doivent être étudiés, tel que le salaire minimum, le temps de travail minimal et maximal, les matériels, locaux et vêtements de travail à mettre à disposition. « Cela peut paraître contraignant mais mieux vaut s’en préoccuper en amont car des aides existent. Autant entreprendre les formalités nécessaires en temps et en heures ! », explique Coline Gilson.

2- Déterminer le profil du salarié

→ L’objectif : identifier les compétences indispensables, selon vous, chez votre salarié(e).

→ La méthode : analyse détaillée du fonctionnement de l’entreprise et de la situation de travail.

« Demandez-vous ce que vous attendez de vos salariés, dans l’immédiat et dans le temps. Il faut que ce soit précis et objectivable. En plus, cela les motivera. »

→ Les différents points à vérifier lors de l’analyse de poste. Le but : balayer large pour récolter le plus d’informations possible.

À signaler sur :

– la connaissance de l’entreprise

« Grâce à ça, le salarié sait qui s’occupe de quoi en cas de question et qui supervise telle ou telle tâche, mais aussi avec qui il va travailler au quotidien car ce n’est pas forcément l’employeur. Lui parler des projets futurs, comme passés, peut l’attirer et lui donner envie de s’investir, par exemple, dans le lancement d’un nouvel atelier. »

Donner envie de s’investir.

– la description du poste

« Vous pouvez passer en revue une journée et une semaine type − à quelle heure le travail commence, par quoi, y a-t-il un briefing… − , en tenant compte de la saisonnalité bien sûr, suggère l’experte. Le futur salarié peut alors évaluer son niveau de maîtrise des tâches à accomplir, du matériel et des produits utilisés…, et le cas échéant, juger s’il pourra apprendre facilement. N’hésitez pas à lui dire « moi, je trais en 2 h mais dans un premier temps, j’attends que tu le fasse en 2 h 30 et dans trois mois, on fait le point pour voir si l’objectif est atteint ». Si oui, vous pourrez être plus exigeant ; si non, il faudra regarder ce qui coince. »

– les contrats

Par quoi allez-vous commencer ? Un CDI, un CDD seulement ou avec perspective de CDI, un stage (test qui peut s’avérer utile d’un côté comme de l’autre) ? Les horaires seront-elles fixes, variables, flexibles ? Les heures supplémentaires sont-elles payées ou récupérées ? Le salarié peut-il prétendre à des aides donnant droit à des exonérations sociales par exemple ?

– les conditions de travail

Résultat, comme pour le point précédent : « le salarié pourra se projeter, et vous également. Se voit-il dans ce poste ? Et vous, l’y voyez-vous ? Imaginez-vous l’avoir comme salarié ? Cette réflexion peut éviter qu’il parte au bout de quelques jours et que tout le monde perde du temps. Depuis qu’on applique ces méthodes à la Mirelux, on a de moins en moins d’échecs. »

Pouvoir se projeter.

– l’intégration

Quand et où ont lieu les briefings et les évaluations ?

« Si vous donnez rendez-vous au salarié à 8 h le lundi, en attendant de lui qu’il commence directement à travailler, sans avoir prévu de programme précis, ni de plan d’intégration et de formation pour la suite, ça risque d’être compliqué. Il est illusoire de croire qu’un salarié pourra immédiatement soulager une surcharge de travail. Au contraire, il faudra au départ lui consacrer du temps. Même aux plus expérimentés, qui devront parfois désapprendre des méthodes de travail acquises sur d’autres fermes pour s’adapter à celle qu’ils viennent de rejoindre. Par ailleurs, avertir le salarié, de ce qui va et va moins bien, sera toujours bénéfique à l’entreprise. »

Un salarié ne soulagera pas immédiatement la surcharge de travail.

3- Rédiger la fiche de poste

Cela revient à dresser la liste des tâches objectivables, ce qui facilite la rédaction de l’offre d’emploi par la suite.

« Ainsi, les employeurs visualisent mieux leur projet de recrutement, ils n’en seront que plus à l’aise lors de l’entretien d’embauche, témoigne Coline Gilson. Certains nous ont avoué qu’avant de réaliser cet inventaire, ils ne se rendaient pas compte de toutes les tâches à exécuter ! Et quelques-uns sont arrivés à la conclusion que, finalement, ils avaient besoin d’une personne à plein temps. D’autres ont compris qu’ils n’étaient pas prêts à trop déléguer, donc qu’il leur fallait plutôt un exécutant que quelqu’un désirant des responsabilités. »

L’offre d’emploi

1. Connaître le marché de l’emploi

→ Il y a la partie visible : annonces papier et numériques, dans la presse et/ou dans les journaux et sites spécialisés dans l’emploi ou l’agriculture, ou encore affichées sur les portes de la ferme.

 → Et la face cachée : candidatures ou recherches spontanées, bouche-à-oreille.

85 % des candidats recherchent sur le marché visible, 85 % des employeurs recrutent via le marché caché.

« Les agriculteurs cherchent d’abord autour d’eux, auprès de leurs voisins, de leurs connaissances, d’anciens stagiaires, ou de candidatures spontanées déjà reçues. Ils ne publient l’offre d’emploi que dans un second temps car sa rédaction, ainsi que la réception et le tri des candidatures, c’est du travail ! »

2. Rédiger l’offre

→ Les informations obligatoires :

– intitulé de la fonction

En spécifiant, en outre, le secteur et le lieu d’activité.

Ceux qui postulent « peuvent voir tout de suite si l’offre peut leur convenir », met en avant la spécialiste.

– contrat

Il faut noter le début, la durée, la date de fin, le salaire et les autres avantages, si les horaires sont fixes, variables, flexibles, avec ou non travail le week-end, si l’embauche est à temps plein ou partiel, etc. 

– expériences

Là figurent les formations, qualifications, diplômes exigés (comme le permis de conduire ou poids lourd).

Avec un CV de 3 lignes, on peut être un très bon salarié !

– coordonnées et conditions de candidature

L’employeur doit indiquer où, comment et jusqu’à quand candidater, quelles informations le candidat doit fournir (copie de certains documents)…

« N’éliminer pas trop vite les candidats à la réception des CV et lettres de motivation, conseille l’experte. Laissez-les faire leurs preuves en entretien. Avec un CV de 3 lignes, on peut être un très bon salarié ! »

→ Attention : aux mentions interdites car sources de discriminations (sexe, origine sociale, religion…).

« Il faut mentionner « un ou une ouvrier/ouvrière agricole » et pas seulement « un ouvrier agricole » ! », fait remarquer Coline Gilson.

3. Trier les candidatures

Source : article issu du 1^er volet (intitulé « Devenir employeur, ça ne s’improvise pas ! Définir ses besoins pour rédiger une fiche de poste ») d’une série de trois webinaires sur le management en élevage.

Ces derniers s’inscrivent dans le projet Cowform, européen et initié le 1^er janvier 2020 pour deux ans. Lequel fait partie du programme transfrontalier Interreg 5, issu d’un partenariat franco-belge sur la cohésion sociale, la santé, la formation et l’emploi en élevage. Objectifs : favoriser l’emploi et la mobilité transfrontalière de la main-d’œuvre, mais aussi améliorer la qualité de vie au travail des producteurs bovins à travers une série d’actions (formations, groupes d’échanges…) autour de deux axes, l’un dédié aux demandeurs d’emploi et l’autre aux éleveurs employeurs de main-d’œuvre.